נוטריון הוא עורך דין במקצועו, בעל ניסיון של 10 שנים לפחות בתחום המפשטים.
לנוטריון יש מספר תפקידים מרכזיים:
• נוטריון מאשר שהחתימה המופיעה על המסמך היא חתימה מקורית ואמיתית (אימות חתימה).
• נוטריון נותן משנה תוקף להסכם ממון בין בני זוג.
• נוטריון מאשר שהחתום על המסמך הוא אכן מורשה חתימה.
• נוטריון רשאי לבצע עריכה או שינוי של התעודה, כאשר השינויים צריכים להיות בהתאם למה שהחוק מאשר.
• נוטריון מאשר שהעתק המסמך נכון.
• נוטריון מאשר נכונות של מסמך מתורגם.
• נוטריון מאשר תצהירים והצהרות.
• נוטריון מאשר כי אדם זה או אחר הוא בין החיים.
הרבה פעמים תעודות הזקוקות לתרגום או אישור הן תעודות לידה או פטירה, תעודות סיום לימודים (דיפלומה), תעודת נישואין וכד'.
לפני שנת 1961, תהליך אישור מסמכים לצורך הצגתם בחו"ל היה מורכב ומסובך ביותר. הוא הצריך מעורבות של 3 גורמים ממשלתיים בהליך אישור מסמכים. הגורמים שהיו צריכים לעבור על המסמך הם: משרד המשפטים במדינת המקור של התעודה, שתפקידו היה לאמת את החתימה, משרד החוץ, שבודק את האימות של משרד המשפטים ולבסוף הקונסוליה של המדינה אליה מיועד המסמך. מיותר לציין שהתהליך היה ארוך מאוד. סביב שנת 1961 הולכים ומתרבים מעברים של אנשים בין המדינות השונות, זאת בעקבות העמקת תהליכי גלובליזציה. ככל שיש יותר אנשים שעוברים, יש צורך בתרגום ואישור של יותר תעודות. המדינות החליטו שהן לא רוצות יותר לנהל את התהליכים המורכבים הללו וחתמו על אמנת "אפוסטיל". אמנה זו קובעת כי תעודות יקבלו אישור אפוסטיל על גבי התעודות, וזה מה שיהווה אישור תעודה.
משמעות המילה "אפוסטיל" בצרפתית זה אישור. ככלל, כל ראשות מדינית מוסיפה חותמת מיוחדת על גבי כל תעודה שהיא מנפיקה. חותמת זו מהווה למעשה אישור לאמיתות התעודה. בהנחה ואין בידינו חותמת מקורית כזו, אנו פונים לנוטריון המוסיף את החותמת שלו על ההעתק של אותה תעודה או אישור. החותמת של הנוטריון מאמתת את חתימתו ומאשרת כי הוא נוטריון מוסמך במדינתו.
אישור נוטריוני נראה כך: סרט אדום מחבר בין כל עמודי המסמך, את הסרט תופסת מדבקה, עליה יש את חותמתו האישית של הנוטריון. חותמת זו אינה מודפסת, אלא יוצרת תבליט על גבי המדבקה. פרט לכך, יש חותמת נוספת (חותמת דיו) העוברת בין כל עמודי המסמך. בצורה זו לו ניתן להעלים חלקים מהאישור הנוטריוני, כי מייד אפשר לראות שחסר חלק של החותמת.
באשר לתרגום תעודות, הנוטריון מאשר את עצם תרגום התעודה. אם הוא לא מכיר את אחת השפות או את שתי השפות, עליו להיעזר במתורגמן לצורך מתן אישור נוטריוני.
מעניין לציין שככלל נוטריון אינו רשאי לסרב להעניק שירות למי שפונה אליו. כמובן מקרים בהם הנוטריון חושד בזיוף מסמכים או חריגות נוספות מן האמת, הוא לא רק רשאי, אלא גם חייב שלא לבצע את המשימה.

אין בתוכן דלעיל משום המלצה, חוות דעת משפטית או ייעוץ משפטי.