חותמות משמשות את האנושות שנים רבות. כשאתם מסתכלים על ציורים מהמזרח הרחוק, אתם רואים עליהם סימנים שונים בצבע אדום. כל סימן כזה זה חותמת של הבעלים הקודמים של הציור. בתקופת הרנסנס ועוד לפנייה, כל ראשי משפחות האצולה היו עונדים טבעות ששימשו כחותמות על מסמכים רשמיים. המסמכים הללו היו יכולים לשאת אופי כלכלי או פוליטי. יש לזכור שהאצולה האירופית שימשה כאליטה כלכלית, צבאית, בירוקרטית ודיפלומטית בכל מדינה ומדינה באירופה. לכל משפחת אצולה כזו היה סמל משפחה משלה, ורק ראש המשפחה יכול היה לאשר מסמכים רשמיים באמצעות החותמת שלו.

חותמות כפי שהן מצטיירות בדפי ההיסטוריה היו תבליט של סמל המשפחה, את התבליט הזה היו טובלים בתוך שעווה חמה שהייתה חותמת מעטפות עם מכתבים. כך השעווה הייתה מתקשה בצורה של החותמת. החותמות הללו היו נשמרות מכל משמר כי גניבה של החפץ הזה הייתה מאפשרת לגונב לזייף כל מסמך.

עם השנים מנגנון ההפעלה של החותמות הלך ונהיה פשוט יותר, אך הרעיון לא נזנח. בתקופת הבירוקרטיות המודרניות היו יוצרים חותמת תבליט המכוסה בבד רך. היה צריך לטבול את המכשיר הזה בתוך דיו מיוחד ואז להטביע את החותמת במקום הרצוי.

גם היום הדרך הנכונה ביותר לאשר מסמך היא חותמת. כל מוסד וכל חברה יחזיקו חותמת בהישג יד. המנגנון של הפעלת חותמות כיום הוא פשוט מאין כמותו. לחיצה אחת פשוטה מספיקה כדי להשאיר חותמת. לא צריך להסתבך עם דיו ועד שעווה. יש להוסיף דיו לחותמת, אך זה קורה לעיתים רחוקות מאוד, גם כשהשימוש בחותמת אינטנסיבי מאוד.

עורכי דין המתפקדים כנוטריונים עושים שימוש בשתי חותמות. חותמת אחת יוצרת תבליט על מדבקה אדומה מיוחדת, והחותמת השנייה פועלת על דיו וצורתה עגולה. חותמת זו מוטבעת על כל העמודים של האישור הנוטריוני, כך שכל עמוד כולל חלק אחר של החותמת. כדי לראות אותה בשלמותה יש להשתמש בכל הדפים יחד. בזכות השיטה הזו לא ניתן להוציא ולזייף דף אחת מתוך כל העמודים של המסמך, מה שעוזר לשמור על האמינות שלו.

כיום מקובל שהמכשיר הזה יכלול את הפרטים הבאים: שם החברה או בית העסק והכתובת שלו. לפעמים מוסיפים גם תאריך, כאשר ישנה יכולת לכוון את התאריך. מנגנון זה מיקר מעט את ייצור החותמת, אך לפעמים אין ברירה מלעשות זאת כי החותמת חייבת לשאת תאריך. כך למשל קבלת מסמכים בבית משפט. ישנם לוחות זמנים נוקשים בבתי המשפט, וכדי למנוע ויכוחים מיותרים, צריך להטביע תאריך על כל מסמך שמתקבל בבית משפט.

חשוב מאוד שהחותמת תתבצע ללא טעויות שכן שימוש בחותמת הנושאת פרטים לא נכונים עלולה לסבך את בעל העסק.

כפי שראינו חותמות זה דבר חשוב ביותר עבור עסקים, חברות, נוטריונית ואנשי מקצוע נוספים. החותמת זה הדבר שמאשר באופן חוקי קבלה ושליחה של מסמכים.